こんにちは、セブンシックスのダイチです。私には、セブンシックス設立当初から試行錯誤している課題があります。「小規模オフィスでのデータ共有とバックアップ」です。セブンシックスと同じくらいの規模でお仕事をされているみなさんは一体どうしているのかなーと非常に興味があるワケです。人に聞くにはまず自分から。ということで、セブンシックスのファイル共有＆バックアップ方法をご紹介します。

ファイルの共有とバックアップ

• どの機器が突然ぶっ壊れてもデータを守りたい
• 打ち合わせなどの外出時に使いたいファイルがある
• セキュリティ的に不安なことはしたくない
• めんどうな手間や管理を増やしたくない
• 富士山が噴火したら溶岩が到達する地域である

上記を考慮した結果、現在ではこんな全体構成になっています。

NAS

最終的なデータの保管場所。これが消滅したら、それはもう大変なことになります。サーバ向けの高耐久なHDDを2台搭載したNASをRAID1で運用しています。また、セキュリティの観点から、NASの外部からのアクセスは禁止しています。NASには外付HDDを接続して毎日1回データをミラーリング。だから、NASのHDDが2台同時にぶっ壊れても大丈夫。万一、富士山が噴火してもコンパクトな外付HDDを持って逃げられます。NASはUPSで停電対策もしています。

Googleドライブ

NAS上のデータは外部からアクセスできないため、進行中案件のファイルなどを一時的に保管しているのがGoogleドライブです。移動中や打ち合わせで使用するiPadなどからもファイルにアクセスできます。デスクトップ用の同期クライアントも提供されているため、Macでは通常のフォルダと同じように使用できます。案件終了時に、データをすべてNASに移動します。

BitBucket

ウェブサイトのHTMLデータは、全てGitでバージョン管理しているため、リモートリポジトリにBitBucketを利用しています。Gitだと、PC上にローカルリポジトリが作られるので、いわばクラウドとPCの2重バックアップです。最悪どちらかが消し飛んでも大丈夫という安心感があります。

Mac

Mac上には、Googleドライブフォルダ、Gitのローカルリポジトリが存在します。Macはクラウド上にあるデータのバックアップ先のひとつといえます。また、Macには外付HDDを接続して、TimeMachineによるバックアップをとっています。いつMacがぶっ壊れても、データはきちんと残ります。共有データはクラウド上のため、富士山が噴火してもMacをかついで逃げる必要はありません。

課題

今、改善したいと思っていること。

Googleドライブがちょっとだけ不満

iconファイルが邪魔

Googleドライブフォルダは、G Suiteのチームメンバー間で共有しています。共有フォルダには、「icon」という隠しファイルが作られるのですが、これが下層にある全てのフォルダ内に作られてしまうため、とてもうっとおしいです。

データ削除が面倒

Googleドライブでは、共有フォルダ内のファイルを削除する際、一旦、共有を解除してから削除しないと見えないところに残ってしまい、Googleドライブの容量を圧迫します。
Googleドライブは容量無制限と思わせて、人数の少ない小規模チームでは無制限になりません。いちいち共有を解除してからファイルを削除しなければならず、とっても面倒です。

だけどGoogleドライブの代替サービスがない。

消去法で、他に選択肢がないから、それでもGoogleドライブを使っています。容量、速度、セキュリティ、デスクトップクライアント、共有と権限、モバイルアプリ、金額、、、うーん求めればキリがありません。

でも油断は禁物だ！なぜなら１番怖いのは…

今まで機器のトラブルなどでデータが消えたことはありませんが、人為的なミスが1度だけあります。複数のフォルダをひとつにまとめる際に、「結合」ではなく「置き換え」しちゃったんですね。もともとあったフォルダの中身がすべて消えました。結局、ずいぶん経ってから気付きましたが、もう完全に手遅れ。。。やっぱり、何事もいちばん番怖いのは「人間」ってことですね。